Le REX en entreprise

Le REX est l’abréviation dans le domaine de la comptabilité, du Résultat d’EXploitation qui mesure la capacité de l’entreprise à générer des ressources grâce à son activité. Dans la gestion de projet, il désigne le Retour d’EXpérience permettant l’enrichissement de connaissances pour une personne ou une organisation apprenante. Il est aussi nommé RETEX.

Intéressons-nous au second cas.

Pourquoi s’intéresser au REX ?

La période que nous connaissons est inédite dans l’histoire de l’humanité : nous avons été contraint de changer notre mode de vie professionnelle pour télétravailler.

Contrainte ou aubaine ?

Les conséquences de cette nouvelle norme de travail ne sont ni négatives ni positives, elles sont un panache de ressentis différents, d’opportunités pour les uns, d’épreuves pour d’autres.

Les premiers constats démontrent qu’elles ont bouleversé les habitudes professionnelles des employés. Ce changement a permis à certains de vos collaborateurs de mettre en lumière leurs talents cachés, de découvrir de nouvelles méthodes de travail plus efficaces, des points intéressants à partager, des problèmes résolus autrement.

Un choix s’offre à votre entreprise de recueillir tous les éléments du vécu de chacun, c’est l’objectif du REX.

Quelles sont les raisons d’organiser un REX ?

Le Retour d’Expérience a pour objectif de regrouper les bonnes pratiques, les expériences positives et aussi négatives, d’identifier d’éventuelles améliorations. Il favorise le promotion et la création de procédures et de références actualisées et adaptées complétant ainsi les documents d’évaluation des risques et l’amélioration des réponses proactives.

Les premières questions basiques à se poser sont les suivantes :

• Quels enseignements devons-nous apprendre de cette situation exceptionnelle ?
• Quels ont été les points forts / les points faibles de cette expérience ?
• Quels sont les erreurs à ne pas reproduire ?
• Quels ont été les différents impacts de la crise sur l’entreprise ? A quel niveau ?
• Quelles sont les solutions de maintien employés ?
• Quels sont les bonnes pratiques à pérenniser ? Les mauvaises à corriger ?

Partager tous ces points lors d’une réunion REX est indispensable pour se préparer à de futures situations similaires.

Il est un outil pour désarmer des risques psychosociaux, des risques post-crise

Cet événement a pu être néfaste pour certains collaborateurs. Prendre le temps d’écouter les salariés et analyser le vécu de vos équipes, des encadrants permet de reconnaître la contribution de chacun dans cette épreuve collective.

Il permet de mieux repartir après la crise

Les informations récoltés sont la quintessence originelle de vos pratiques novatrices dans un esprit d’unicité collective. Récoltées, analysées, triées, elles vont pouvoir alimenter des documents opérationnels tels que le Plan de Continuité d’Activité, le Document d’Évaluation des Risques Profesionnels, le Plan de Formation, le Plan de Maintenance des Équipements…

Ce partage d’expérience a été introduit dans la norme ISO 9001:2015 et a fait ses preuves dans les structures qui l’ont mis en œuvre.

Quels sont les sujets possibles de discussions ?

Nous pouvons aborder les divers axes d’expériences vécues afin de faciliter et d’enrichir les pistes d’amélioration dans l’objectif de parfaire les pratiques.

De nous questionner sur l’efficacité du mode de management, sur l’efficacité des divers outils mis à disposition pour les encadrants et les collaborateurs.

Quels ont été les méthodes utilisées pour garder une cohésion d’équipe pendant le confinement ? Pouvons-nous l’appliquer en présentiel ? Comment recréer un collectif dynamique lors de la reprise ?

Comment prendre en compte l’impact psychologique causé par cette crise ? Et comment évaluer les risques psychosociaux en distanciel et post-COVID ?

Est-ce que la préparation pour pallier la prise de décision immédiate de mis en confinement a été suffisante ? Quels ont été les risques induits ? Les formations proposées ?

Sur le plan humain, est-ce qu’il y a eu un recueil des ressentis à chaud ?

Aussi, nous pouvons enrichir cette liste par des questions relatif à la mobilisation, les décisions, la communication, la coordination, la continuité d’activité, la logistique.

L’éventail des sujets à aborder est très riche. Cette phase est primordiale pour mettre en œuvre un retour d’expérience.

Comment organisons-nous un REX ?

Le Retour d’Expérience est principalement un espace de discussion au sein duquel sont réunis les différents acteurs internes à l’entreprise tels que les salariés, les encadrants, les représentants du personnel.

L’objectif de cet échange est de proposer des solutions pour répondre aux problématiques de l’entreprise et l’équipe ainsi constitué échange leur expérience respective, cherche des pistes de réflexion et de solutions, informe d’une ou des méthodes qui leur ont été bénéfique et ainsi valoriser des pratiques innovantes et positives.

Les avantages qui en résultent sont multiples puisque le REX autorise une co-construction des solutions par la libération de la parole des salariés. Il accroît la confiance mutuelle, valorisent et motivent les collaborateurs et pérennisent les bonnes pratiques.

Un Retour d’EXpérience consiste en la mise en place de 3 phases :

• La définition et la préparation du REX avec la mobilisation des acteurs internes et la description des thèmes à aborder,
• L’animation des discussions avec la mise en œuvre d’un cadre pour le bon déroulement des séances, la conduite des séances avec un animateur externe à l’organisation, qui possède les atouts naturels de l’écoute active, de la communication bienveillante, de la reformulation. Cet animateur doit aussi avoir la capacité de préparer un rapport synthétique pour remonter les informations fondamentales au comité de pilotage,
• La dernière phase est la validation par le comité de pilotage des axes d’amélioration et de mise en œuvre des propositions retenues.

Ces 3 phases reposent ainsi sur la mobilisation de 3 niveaux d’acteurs :

• D’abord le comité de pilotage qui peuvent être les membres de la direction, les représentants du personnel, les encadrants, les salariés, etc
• Ensuite, l’animateur. Il est conseillé de choisir un animateur extérieur qui sera naturellement en position de neutralité, possède toutes les compétences pour animer des séances, une capacité d’écoute, d’analyse, voir d’analyse globale, systémique et une aisance aussi bien au niveau de l’oral que de l’écrit pour l’édition de synthèse.
• Et enfin, les participants qui peuvent être des salariés, les représentants du personnel, les encadrants. 8 personnes au maximum par groupe.

Ce retour d’expérience est une chance pour votre entreprise, il est profitable pour tous, autant pour vos salariés que pour atteindre votre niveau d’exigence et de compétence.